Pembentukan Unit Layanan Terpadu (ULT), bagi Universitas Negeri Yogyakarta tak sekadar menyatakan kesanggupan dalam penyelenggaraan reformasi birokrasi dan layanan informasi publik sesuai asas keterbukaan dalam undang-undang. Ia juga bukti kesungguhan untuk melayani lewat satu pintu, dengan sepenuh hati di tengah era kemajuan teknologi.

Good governance boleh jadi telah lama didengungkan. Begitu pula reformasi birokrasi, dengan terminologi reformasi sendiri yang menekankan perubahan secara bertahap dan berkelanjutan guna mengubah yang sudah ada menjadi lebih baik. Namun, menurut Suharnanik Listiana, Komisioner Bidang Advokasi, Sosialisasi, dan Edukasi Komisi Informasi Pusat (KIP) DIY, ia kerap menjelma sebagai pungguk yang merindukan bulan. Alasannya, karena segala perubahan tersebut akan memiliki daya dampak minimal jika tak diketahui maupun tersaji dengan mudah oleh masyarakat. Tak terkecuali mahasiswa yang dalam melakukan demonstrasi maupun mengajukan satu dua tuntutan, karena merasa belum menerima pelayanan yang baik.

 

Oleh karena itu, Unit Layanan Terpadu (ULT) yang disebut Anwar Effendi, Kepala Kantor Humas Promosi dan Protokol (KHPP) UNY sebagai anak kandung dari reformasi birokrasi dan upaya segenap aparatur sipil negara untuk menghadirkan pelayanan yang lebih mudah dan tersentral kepada masyarakat, sudah selayaknya berduet dengan keterbukaan informasi publik. Terlebih lagi, salah satu aspek dari delapan area perubahan reformasi birokrasi ialah peningkatan pelayanan publik.

 

Sinergi dalam peningkatan keterbukaan informasi publik dengan ULT adalah dua mata koin yang memiliki selayang pandang tak hanya untuk melayani masyarakat lewat satu pintu dan lebih mudah. Tapi juga dengan sepenuh hati, sebagai bagian atas amanah masyarakat dan negara kepada Universitas Negeri Yogyakarta untuk menggelar pendidikan tinggi keguruan yang berkualitas dan dapat diandalkan.

 

“Kuncinya adalah, pelayanan itu tersedia. Tapi belum diketahui dengan betul dan penyajian kita utamanya dalam menyajikan informasi publik, kerap belum baik. Kalau sinergi dan informasi tersedia, harapan kami tentu lebih baik sehingga bisa menjadi ikon reformasi,” ungkap Suharnanik.

 

Sinergi ditengah Keberagaman

 

Berangkat dari usaha guna menjawab kebutuhan masyarakat pengguna informasi dan layanan yang berkenaan dengan eksistensi Universitas Negeri Yogyakarta, Anwar mengungapkan bahwa ULT terlahir sejalan dengan Grand Design Reformasi Birokrasi Indonesia 2010-2025 dalam Peraturan Pemerintah No 81 Tahun 2010, yang diturunkan dari Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2014 tentang Pelayanan Terpadu. Nomenklatur dari badan koordinasi tersebut berbeda-beda, sejalan dengan tugas pokok fungsi yang dimiliki instansi tersebut sebagai unit satuan kerja dalam kesatuan pemerintahan.

 

Bagi Pemerintah Daerah, pusat pelayanan serupa biasa diberi nama Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). Pada umumnya, ia berfokus pada sistem penyederhanaan pembuatan dokumen legal, pembayaran pendapatan negara baik pajak maupun bukan pajak (PNBP), dan penyederhanaan izin. Pemroresan investasi dan pengurusan lembaga bisnis juga mampu dilakukan oleh badan ini sehingga selain dapat memperoleh informasi mengenai prosedur, waktu, dan biaya para investor juga dapat mengajukan permohonan untuk memperoleh perizinan dan non perizinan hanya dalam satu pintu.

 

Langkah tersebut merupakan pelayanan yang efisien khususnya terhadap pelayanan perizinan, yang selama ini  diakui sebagai proses yang berbelit dan panjang. Walaupun berbeda secara substansi, prosedur tersebut dihadirkan dengan tujuan yang sama dengan Unit Layanan Terpadu UNY, maupun badan-badan lain dengan nomenklatur yang berbeda: Menjadi solusi prima bagi masyarakat dan pemegang keputusan lainnya. Serta diharapkan memiliki keunggulan berupa cepat, mudah, transparan, bebas dari biaya tidak resmi, memiliki kepastian hukum, serta pelayanan yang profesional karena sumber daya manusia yang ditempatkan di situ memang didedikasikan sebagai garis depan pelayanan (street level bureaucracy).

 

“Jadi nomenklatur membuat namanya beragam. Di Kemristekdikti, namanya adalah Pusat Informasi Terpadu. Disingkat PINTU. Tapi, semuanya punya niat sama. Agar orang datang, dan segala urusan selesai di situ,” ungkap Anwar.

 

Guna mewujudkan tuntasnya segala kebutuhan masyarakat, ULT memiliki lima tugas fungsi utama terkait dengan informasi publik di lingkungan Universitas Negeri Yogyakarta. Yang pertama, ialah mengkoordinasikan pengelolaan informasi tersebut di dalam seluruh lingkungan dan unit kerja. Untuk melakukan hal tersebut, sistem informasi berbasis daring kemudian dikembangkan agar disposisi maupun direktori informasi dapat diakses secara real time.

 

Data mahasiswa misalnya, sebagai informasi publik yang paling banyak diminta sejak tahun 2016. Ketika perorangan maupun lembaga datang ke ULT untuk memohon informasi tersebut, maka data yang sebenarnya menjadi domain Biro Informasi dapat langsung disajikan kepada sang pemohon informasi di ULT. Jikapun data tersebut tidak tersedia secara real time, maka ULT berkewajiban untuk mencarikan data tersebut untuk disajikan kepada pemohon. Atau, mengarahkan pemohon informasi kepada unit kerja terkait yang sudah dipastikan oleh ULT memiliki informasi yang sedang dicarinya. Tujuannya, agar pemohon informasi tidak terkesan dilempar-lempar dan memperoleh kepastian yang selama ini menjadi momok pelayanan birokrasi Indonesia.

 

“Idealnya memang ULT yang mengkoordinir dan menyajikan semuanya. Kami di Biro Akademik hanya mengirimkan data ke ULT, nanti dia yang berhadapan dengan pemohon. Idealnya demikian, namun kita masih menuju kesana,” ungkap Maryanto, Kepala Bagian Informasi UNY.

 

Klasifikasi dan Menguji Informasi

 

Tugas kedua yang diemban ULT ialah penyusunan dan klasifikasi atas informasi apa saja yang boleh disajikan bagi publik dan yang tidak. Untuk melakukan hal tersebut, ULT kemudian berkoordinasi dengan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di masing-masing institusi, serta personalia berbasis bidang-bidang yang ada di bawahnya sesuai dengan ketetapan rektor.

 

Baik itu Bidang Pelayanan Informasi, Bidang Pengelolaann Informasi, Bidang Dokumentasi dan Arsip, serta Bidang Pengelolaan Website dan Bidang Pelayanan Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa. Di samping itu, tetap berkoordinasi dengan arahan Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi yang terdiri atas para Dekan dan Wakil Rektor, Penanggungjawab yang terdiri atas Kepala Biro Akademik, Kepala KUIK, dan Wakil Rektor IV, serta Rektor sendiri sebagai Pengarah.

 

Koordinasi tersebut kemudian berlangsung secara multilevel dan simultan. Di tingkat pengarah maupun tim pertimbangan pelayanan informasi, rapat pimpinan menjadi sarana untuk melakukan sinergi. Dari hasil rapat tersebut, para pimpinan dapat mengkomunikasikan dan mengkoordinir seluruh anak buahnya lebih lanjut agar bersinergi dengan sistem informasi yang hendak dihadirkan UNY.

 

Priyanto, Kepala UPT Puskom mengungkapkan keniscayaan terkait hal tersebut karena aparatur senantiasa mengikuti arahan maupun petunjuk dari masing-masing atasannya. Sehingga kemauan politik (political will) para atasan, dapat menjadi tauladan bagi institusi yang dipimpinnya untuk menerapkan keterbukaan informasi yang lebih baik. Walaupun, rapat pimpinan tersebut tetap didampingi oleh rapat di masing-masing fakultas, maupun rapat koordinasi antara humas seluruh fakultas dengan humas rektorat.

 

“Ini juga keniscayaan karena kami UPT Puskom tentu tidak memiliki hak mengatur unit kerja lainnya. Persuasif dan menghadirkan fasilitas memang penting, tapi yang lebih penting lagi adalah gerakan pimpinan. Alhamdulillah para pimpinan sangat concern untuk itu (menggerakkan keterbukaan informasi),” ujar Priyanto.

 

Selain komunikasi, keharusan klasifikasi informasi yang berlangsung dalam rapat-rapat tersebut juga diungkapkan Anwar, terkait dengan tugas ketiga ULT yaitu melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang akan dikecualikan. Sejalan dengan amanat undang-undang, universitas berhak menolak penyediaan informasi dengan alasan-alasan tertentu. Misalnya, dalam Pasal 6 UU KIP yang menekankan bahwa badan publik tidak hanya berhak menolak informasi yang dikecualikan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, tapi juga berhak menolak memberikan informasi publik apabila tidak sesuai dengan ketentuan tersebut, maupun menolak informasi publik yang dapat membahayakan negara ataupun hak-hak pribadi.

Dari situlah, masing-masing data maupun informasi, dibuatkan daftar dalam SK Rektor termasuk data mana saja yang perlu dikecualikan. Masing-masing pengecualian harus dicantumkan alasannya dalam SK Rektor, serta berdasarkan pertimbangan yang matang melalui rapat koordinasi PPID. Dengan demikian, UNY sebagai institusi layanan publik tidak hanya mampu melakukan uji konsekuensi, tapi juga memenuhi tugas keempat yaitu menyediakan, mengumumkan, dan memberikan layanan informasi terbuka.

 

Dengan keterbukaan informasi dan upaya pelayanan publik yang sinergis, ULT dengan koordinasi dengan PPID diharapkan dapat menyelesaikan sengketa informasi publik secara komprehensif. Karena dalam setiap pengambilan keputusan terkait dengan pelayanan dan penyediaan informasi, didasari atas pertimbangan legal yang baik serta sejalan dengan asas pelayanan Smart and Smile yang sedang digadang-gadang oleh universitas. Termasuk, ungkap Suharnanik, mampu menyeimbangkan proses pelayanan secara optimal baik melalui platform daring maupun tatap muka luring.

 

“Harapannya bahwa apapun platform yang digunakan masyarakat, baik daring maupun luring, bisa berimbang semua dan mampu menghadirkan komunikasi dua arah. Apalagi saya yakin, perguruan tinggi sebagai institusi akademik stafnya pasti melek IT. Jadi selayaknya tidak ada kendala,” pungkas Suharnanik.

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here